Outlook - Ihre Kommunikationszentrale und Terminverwaltung am PC - Grundlagen

Lernziel:

• Grundaufbau von Outlook

• Benutzeroberfläche, deren Elemente und Funktionen (Outlook-Ordner)

• Einführung in das E-Mailsystem von Outlook (Posteingang / Postausgang)

• Einführung in die Adressverwaltung (Adressbücher, Kontakte)

• Abwesenheits-Assistent

• Einführung in die Terminverwaltung mit Outlook (Kalender)

• Einführung in die Aufgabenverwaltung

• Dateiverwaltung mit Outlook

  Inhalte:

• E-Mails verfassen, Adressen eintragen und absenden

• Dateianhänge erstellen, öffnen und gezielt abspeichern

• E-Mails öffnen, antworten und weiterleiten

• Prioritäten einer E-Mail zuweisen und erkennen

• Kennzeichnung zur Nachverfolgung von E-Mails und Erinnerungs-/Fälligkeitsoption

• Verschiedene Sendeoptionen

• Abwesenheitsassistent einstellen

• Signatur erstellen (Absenderangaben)

• Adressbücher erstellen und verwalten (globales und persönliches Adressbuch)

• Verteilerlisten erstellen und nutzen

• Kontakte einrichten und sinnvoll verwenden

• Termine eintragen, bearbeiten, verschieben und löschen

• sich an Termine erinnern lassen

• sich wiederholende Termine (Terminserien) eintragen

• ganztägige Ereignisse und Ereignisserien (Geburtstage, Dienstreisen, Urlaub...)

• Aufgaben auflisten und deren Erledigung kontrollieren / protokollieren

• Notizzettel erstellen und auf dem Desktop anzeigen

• verschiedene Ansichten und Filter

• Dateiverwaltung mit Outlook

Dauer des Kurses

1 Tag

Erweiterte Möglichkeiten mit Microsoft Outlook - Vertiefung

Lernziel:

• Erweiterte Möglichkeiten von Outlook

• Anpassung der Benutzeroberfläche und deren Elemente (Outlook-Ordner / Felder)

• Erweiterte Möglichkeiten des E-Mailsystems und der Mailablage

• Arbeiten mit den Assistenten

• Umfangreiche Terminplanung mit Outlook (Kalender/Terminanfragen/Weiterleitungen)

• Kontaktverwaltung zur Organisation von umfangreichen Personendaten

• Erweiterte Aufgabenverwaltung

• Ansichten nutzen

• Filter einsetzen

• persönliche und öffentliche Ordner

• Dateiverwaltung mit Outlook

   

  Inhalt:

  E-Mailverwaltung:

• Verschiedene spezielle Sendeoptionen

• Mailvorlagen erstellen und nutzen

• Briefkopf der Stadt Bonn in E-Mails nutzen

• der persönliche Ordner (Einrichtung und Organisation)

• gezielte Suche nach bestimmten Mails (Filter) - mit Suchordnern arbeiten

• Wegsortieren eingegangener Mails von Hand (Organisieren)

• Einsetzen des Regelassistenten zum gezielten und automatisierten Anzeigen bzw. Wegsortieren ankommender E-Mails

Kalender:

• Termine per E-Mail weiterleiten

• vCalendar

• öffentliche Kalender

• Besprechungsanfragen / Teilnehmer per E-Mail einladen

• Die Suche nach dem gemeinsamen Zeitfenster

Aufgabenverwaltung:

• Aufgaben auflisten und deren Erledigung kontrollieren / protokollieren

• Aufgaben ggf. delegieren (per E-Mail)

• Statusberichte

persönliche und öffentliche Ordner:

• Eigene Ordner in Outlook erstellen, nutzen und verwalten

• öffentliche Ordner nutzen und verwalten

• öffentliche Kalender, Kontakte und Aufgaben eintragen

• Berechtigungen vergeben und gezielt einsetzen

Verwaltung und Anpassen von Outlook:

• Stellvertretungen eintragen und mit Berechtigungen versehen

• die Archivierungsfunktion bzw. das Archiv-Postfach richtig nutzen

• Outlook sichern

• Ansichten der einzelnen Ordner verändern und definieren (Feldauswahl, Gruppierung, Filter…)

• Outlook-Formulare anpassen bzw. entwerfen [nur nach Bedarf]

• Dateiverwaltung mit Outlook

Dauer des Kurses

1 Tag